Zapytanie ofertowe z dnia 21.07.2017 r.

1. Nazwa Zamawiającego

SWORD SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA
ul. Jerzego Waszyngtona 7,
81-342 Gdynia
REGON: 365951468, NIP: 5862312409

2. Postanowienia ogólne
1. Niniejsze postępowanie toczy się w trybie zapytania ofertowego, w związku z realizacją projektu pt. „Promowanie własnej marki produktowej na rynku irańskim” w ramach Poddziałania 3.3.3 Go to Brand – Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój
2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu do składania ofert oraz do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego

3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi noclegowej podczas TIIE 2017 w mieście Teheran, Iran w terminie 4-9.10.2017r.

Minimalne parametry:
Liczba osób: 3
Liczba noclegów: 5
Rodzaj obiektu: hotel
Położenie obiektu: w promieniu 12 km od Tehran International Permanent Fairground, Chamran Express way, Vali-e Asr Ave. (hala targowa), Teheran, Iran
Rodzaj pokoi: przystosowane dla 1 osoby każdy
Standard obiektu: min. 3 gwiazdki

Jeśli w opisie przedmiotu zamówienia występują: nazwy konkretnego producenta, nazwy konkretnego produktu, normy jakościowe należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zamówienia. W każdym przypadku dopuszczalne są produkty równoważne pod względem konstrukcji, materiałów, funkcjonalności, jakości. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano jakikolwiek znak towarowy, patent czy pochodzenie – należy przyjąć, że wskazane patenty, znaki towarowe, pochodzenie określają parametry techniczne, eksploatacyjne, użytkowe, co oznacza, że Zamawiający dopuszcza złożenie ofert w tej części przedmiotu zamówienia o równoważnych parametrach technicznych, eksploatacyjnych i użytkowych.

Kod określony przez Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

4. Termin realizacji zamówienia
1. Okres realizacji zamówienia: 4-9.10.2017r. (5 noclegów dla 3 osób)
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizowanego przedmiotu zamówienia w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie realizować przedmiotu zamówienia. Wykonawcy z tego tytułu nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia finansowe w stosunku do Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia. Nowe terminy będą ustalane w konsultacji z wyłonionym Wykonawcą.

5. Miejsce realizacji zamówienia
1. Miejsce realizacji zamówienia: Teheran, Iran

6. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym
1. Złożenie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec Zamawiającego. Oferty
są przygotowywane na koszt Wykonawców. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi dla Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji;
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządczego, prokurenta, pełnomocnika;
4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku w/w powiązań według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

7. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
1. Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie
z formularzem ofertowym.
2. Podana w ofercie cena ma być wyrażona w PLN/EUR/USD. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty związane
z terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia.
3. Ceny podane w EUR/USD zostaną przeliczone na PLN po kursie z dnia publikacji zapytania ofertowego.
4. Cena dla przedmiotu zamówienia może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen. Wszelkie upusty, rabaty, winny być od razu ujęte w obliczaniu ceny, tak by wyliczona cena
za realizację przedmiotu zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia.
5. Ceną oferty jest cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia.


8. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował, przy wyborze oferty
wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów

1. Kryteria oceny ofert: Cena brutto – waga punktowa 100 pkt. (100%)
Liczba punktów w kryterium „Cena brutto” będzie przyznawana według poniższego wzoru:
(Najniższa wartość oferty brutto wśród otrzymanych ofert / Wartość brutto wskazana w badanej ofercie) x 100
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymogom zawartym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona w podanym kryterium wyboru jako najkorzystniejsza – uzyskując najwyższą liczbę punktów.
3. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania zapytania ofertowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów.
4. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone zostały oferty uzyskały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia – w terminie określonym przez Zamawiającego – ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
5. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

9. Sposób przygotowania oferty
1. Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz ofertowy” stanowiącym Załącznik nr 1
do niniejszego zapytania ofertowego, w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo. Oferta winna być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy
2. Do Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego należy dołączyć:
a. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Wykonawcą,
a Zamawiającym stanowiące Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w języku angielskim.
5. Wymagany okres ważności oferty wynosi 30 dni od dnia upływu terminu do składania ofert.
6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

10. Miejsce i termin złożenia oferty, osoba do kontaktu
1. Ofertę zgodną z załączonym formularzem i niniejszym zapytaniem ofertowym należy złożyć
w terminie do dnia 28 lipca 2017 r.
2. Ofertę należy złożyć osobiście w siedzibie firmy: ul. Jerzego Waszyngtona 7, 81-342 Gdynia lub drogą mailową na adres: sword@sword.pl
3. Za dzień złożenia oferty uznaje się datę wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
4. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Ewa Gotowicka, e-mail: ewa.gotowicka@sword.pl

11. Warunki zmiany umowy
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.
2. Dopuszczalne będą zmiany umowy wynikające w szczególności z:
a) zmiany jakichkolwiek rozporządzeń i przepisów i innych dokumentów, w tym dokumentów programowych Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020;
a) zmiany wynagrodzenia (zmiany urzędowej stawki podatku VAT);
b) przyczyn zewnętrznych niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy
c) uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia
3. Zamawiającemu przysługuje również możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia.

10. Wykaz załączników
1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy.
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.