Zapytanie ofertowe z dnia 01.09.2017

1. Nazwa Zamawiającego

SWORD SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA
ul. Jerzego Waszyngtona 7,
81-342 Gdynia
REGON: 365951468, NIP: 5862312409

2. Postanowienia ogólne
1. Niniejsze postępowanie toczy się w trybie zapytania ofertowego, w związku z realizacją projektu pt. „Promowanie własnej marki produktowej na rynku irańskim” w ramach Działania 3.3 Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstw, Poddziałania 3.3.3 Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych – Go to Brand, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.
2. Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu do składania ofert oraz do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.
W przypadku unieważnienia postępowania, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie
w stosunku do Zamawiającego

3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zakup gadżetów reklamowych na targi TIIE 2017 w Teheranie, Iran

Gadżety reklamowe obejmują:
1. 50 zestawów, każdy złożony z czarnego pudełka ze sztywną pianką z miejscem na trzy poniższe produkty wraz z tymi produktami:
– notes formatu A5 koloru niebieskiego wykonany z innowacyjnego materiału – papieru z kamienia
z możliwością umieszczenia wewnątrz długopisu; okładka ozdobiona blaszką – na niej grawer: logo SWORD
– długopis: metalowy, kolor niebieski, grawer: logo SWORD
– USB: pamięć min. 4 GB, kolor niebieski, grawer: logo SWORD

2. Rozkładane foldery A4 (4 strony), wykonane na papierze kredowym 200g/m2 z nadrukiem wedle wzorca Zamawiającego – 500 szt.

Jeśli w opisie przedmiotu zamówienia występują: nazwy konkretnego producenta, nazwy konkretnego produktu, normy jakościowe, patenty, znaki towarowe, typy, standardy itd. należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zamówienia. W każdym przypadku dopuszczalne są produkty równoważne pod względem konstrukcji, materiałów, funkcjonalności, jakości. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano jakikolwiek znak towarowy, patent czy pochodzenie – należy przyjąć, że wskazane patenty, znaki towarowe, pochodzenie określają parametry techniczne, eksploatacyjne, użytkowe, co oznacza, że Zamawiający dopuszcza złożenie ofert w tej części przedmiotu zamówienia o równoważnych parametrach technicznych, eksploatacyjnych i użytkowych.

Nazwa i kod określony przez Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
22462000-6 – Materiały reklamowe
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe

4. Termin realizacji zamówienia
1. Okres realizacji zamówienia: do 15.09.2017 r.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizowanego przedmiotu zamówienia w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie realizować przedmiotu zamówienia. Wykonawcy z tego tytułu nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia finansowe w stosunku do Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia. Nowe terminy będą ustalane w konsultacji z wyłonionym Wykonawcą.

5. Warunki udziału w postępowaniu i podstawy wykluczenia
1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi dla Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji,
c) pełnią funkcję członka organu nadzorczego lub zarządczego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku w/w powiązań według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykonali w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – łącznie co najmniej 5 dostaw gadżetów reklamowych. Weryfikacja spełnienia warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz wykazu referencji – Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania, a także załączonych przez Wykonawcę co najmniej 2 listów referencyjnych potwierdzających należyte wykonanie usługi.
3. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia – nie spełnia, tj. zgodnie z zasadą, czy dokumenty/oświadczenia zostały dołączone do oferty i czy spełniają określone w zapytaniu ofertowym wymagania.
4. Brak któregokolwiek z wymaganych oświadczeń lub dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, będzie skutkowało odrzuceniem oferty Wykonawcy, z wyjątkiem wystąpienia powiązań kapitałowych lub osobowych między Wykonawcą a Zamawiającym, kiedy to Wykonawca zostanie wykluczony z udziału w postępowaniu.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z podmiotami, które złożą oferty w terminie zakreślonym w pkt 9.1.

6. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
1. Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z formularzem ofertowym.
2. Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN/EUR/USD. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty związane z terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia.
3. W przypadku wyrażenia ceny w innej walucie niż PLN zostanie ona przeliczona na PLN wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu publikacji zapytania
4. Cena dla przedmiotu zamówienia może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen. Wszelkie upusty, rabaty, winny być od razu ujęte w obliczaniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację przedmiotu zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wyboru częściowego.
6. Ceną oferty jest cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia.


7. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował, przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów

1. Kryteria oceny ofert: Cena brutto – waga punktowa 100 pkt. (100%)
Liczba punktów w kryterium „Cena brutto” będzie przyznawana według poniższego wzoru:
(Najniższa wartość oferty brutto wśród otrzymanych ofert / Wartość brutto wskazana w badanej ofercie) x 100
2. Łączna ocena obejmie sumę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium Cena brutto. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując powszechne zasady zaokrąglania.
3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymogom zawartym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona w podanym kryterium wyboru jako najkorzystniejsza – uzyskując najwyższą liczbę punktów.
4. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania zapytania ofertowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów.
5. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone zostały oferty, które uzyskały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia – w terminie określonym przez Zamawiającego – ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych pierwotnie ofertach.

8. Sposób przygotowania oferty
1. Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz ofertowy” stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo. Oferta winna być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (dotyczy również ofert wysłanych drogą mailową)
2. Do Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego należy dołączyć:
a) Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym stanowiące Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
b) Wykaz dostaw referencyjnych stanowiący Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego;
c) Listy referencyjne (min. 2).
3. Złożenie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron. Oferty są przygotowywane na koszt Wykonawców. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę.
4. Wymagany okres ważności oferty wynosi 30 dni kalendarzowych od dnia upływu terminu do składania ofert.

9. Miejsce i termin złożenia oferty, osoba do kontaktu
1. Ofertę zgodną z załączonym formularzem i niniejszym zapytaniem ofertowym należy złożyć
w terminie do dnia 08.09.2017 r..
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Ofertę należy złożyć osobiście w siedzibie firmy: ul. Jerzego Waszyngtona 7, 81-342 Gdynia lub drogą mailową na adres: sword@sword.pl
4. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Ewa Gotowicka, e-mail: ewa.gotowicka@sword.pl

11. Warunki zmiany umowy
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.
2. Dopuszczalne będą zmiany umowy wynikające w szczególności z:
a) zmiany jakichkolwiek rozporządzeń i przepisów i innych dokumentów, w tym dokumentów programowych;
b) zmiany wynagrodzenia (zmiany urzędowej stawki podatku VAT);
c) przyczyn zewnętrznych niezależnych od Zamawiającego i/lub Wykonawcy;
d) uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia.

12. Wykaz załączników
1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy.
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.
3. Załącznik nr 3 – Wykaz dostaw referencyjnych.